Pengelolaan arsip di Yogyakarta diusulkan jadi penilaian tunjangan kinerja pegawai

Yogyakarta (Antaranews Jogja) - Pengelolaan arsip oleh setiap organisasi perangkat daerah diusulkan menjadi bagian dari penilaian pemberian tunjangan kinerja pegawai negeri sipil di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta sebagai salah satu upaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.
   
“Pengelolaan arsip diusulkan menjadi bagian penilaian pemberian tunjangan kinerja. Hal ini berlaku di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta,” kata Wakil Wali Kota Yogyakarta Heroe Poerwadi di Yogyakarta, Selasa.
   
Menurut dia, memang belum ada penelitian terkait korelasi pengelolaan arsip dengan hasil kinerja di setiap organisasi perangkat daerah, namun secara kasat mata dapat diketahui bahwa OPD dengan pengelolaan arsip yang baik selalu menunjukkan hasil kinerja yang juga baik.
   
Di Kota Yogyakarta, tiga OPD yang memperoleh penilaian terbaik dalam pengelolaan arsip adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Penanaman Modal dan Perizinan serta Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan.
   
Ia menegaskan, arsip seharusnya tidak diperlakukan sebagai dokumen yang dianggap tidak penting dan ditumpuk untuk sekadar disimpan, tetapi arsip justru memiliki nilai yang sangat penting sebagai dasar pemerintah daerah untuk mengambil suatu kebijakan.
   
“Setiap arsip yang dimiliki pasti memiliki nilai penting. Jika dikelola dengan baik, maka pemerintah daerah bisa melakukan pengambilan kebijakan yang cepat dan tepat. Oleh karena itu, pengelolaan arsip merupakan hal yang sangat penting dilakukan,” katanya.
   
Pelaksanaan pembangunan, lanjut dia, juga bisa dilakukan sesuai tahapan yang sudah direncanakan karena catatan mengenai pelaksanaan pembangunan terdokumentasikan dengan baik.
   
Selama ini, Heroe khawatir jika pengelolaan arsip oleh setiap OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta belum dilakukan dengan baik sehingga seringkali OPD baru merasa kebingungan mencari dokumen yang dibutuhkan saat harus berhadapan dengan kasus hukum.
   
Selain menyimpan berbagai dokumen terkait pembangunan Kota Yogyakarta, Heroe mengatakan, arsip juga bisa merekam jejak langkah setiap OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
   
“Melalui arsip, bisa dilihat bagaimana prestasi setiap OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Ada OPD yang sudah sering memperoleh penghargaan atau prestasi, tetapi ada pula OPD yang sama sekali belum menunjukkan prestasi apapun,” katanya.
   
Data rekam jejak tersebut, lanjut Heroe dapat menjadi bahan evaluasi bagi OPD yang bersangkutan atau bagi Pemerintah Kota Yogyakarta sehingga berbagai kekurangan yang ada bisa diperbaiki.
   
Sedangkan untuk mendukung terwujudnya “smart city” di Kota Yogyakarta, Yogyakarta berupaya untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip yaitu mengubah arsip manual menjadi digital.
   
“Hanya saja, pengubahan arsip manual ke digital sebaiknya tidak hanya mengubah media penyimpanan arsip dari kertas ke dalam bentuk file .pdf saja. Tetapi, data digital tersebut hendaknya bisa saling bersinergi antar OPD,” katanya.
   
Jika hanya diubah menjadi file .pdf atau diubah dalam format foto, maka Heroe khawatir data tersebut tidak akan memberikan manfaat yang lebih besar dalam upaya percepatan pembangunan di Kota Yogyakarta karena tidak bisa langsung dianalisa oleh sistem.