BPAD DIY meminta seluruh OPD serahkan arsip statis

Yogyakarta (ANTARA) - Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (BPAD DIY) meminta seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di daerah setempat menyerahkan arsip statis yang dimiliki kepada lembaganya.

"Arsip yang menjadi kategori arsip statis harus mereka (OPD/Organisasi Perangkat Daerah) serahkan kepada kami," kata Kepala BPAD DIY, Monika Lastiyani seusai menyerahkan arsip berupa video dokumenter jumenengan Paku Alam IX kepada Wakil Gubernur DIY, Paku alam X di Kantor Kepatihan, Yogyakarta, Jumat.

Ia mengemukakan penyerahan dokumentasi arsip statis oleh jajaran OPD di lingkungan Pemda DIY berkaitan dengan perawatan dokumentasi sejarah atau peradaban yang ada di Yogyakarta.

"Dokumentasi berupa arsip selalu bisa memberikan gambaran bagaimana sebuah peradaban berjalan, sebagaimana sebuah sejarah berjalan," ungkap dia.

Menurut dia, dalam pengelolaan arsip OPD memiliki tugas melakukan penilaian dan penyusutan arsip meliputi memindahkan, memusnahkan, hingga menyerahkan arsip.

Sedangkan arsip vital dapat dikelola sendiri oleh masing-masing OPD. "Oleh karena itu kami tekankan kepada semua OPD untuk melakukan penilaian arsip dan kami mengakuisisi terhadap arsip statisnya," ujar dia.

Ia mengakui kendala pengelolaan arsip di lingkungan Pemda DIY terkait dengan jumlah sumber daya manusia (SDM) kearsipan atau arsiparis yang masih terbatas. Hingga saat hanya dua OPD yang memiliki arsiparis, sedangkan BPAD DIY juga hanya berjumlah 12 tenaga arsiparis.

"Problemnya (arsiparis) juga hanya sambilan. Tidak bisa secara khusus mengenal arsip tapi pengelolaan arsip jadi pekerjaan sampingan," kata dia.