Yogyakarta (Antara Jogja) - Pemerintah Kota Yogyakarta secara bertahap akan melakukan pengalihan media penyimpanan arsip dari penyimpanan konvensional menggunakan kertas menjadi penyimpanan dalam bentuk digital sehingga lebih praktis dan aman.
"Kami akan mulai dari kantor arsip terlebih dulu. Kami sudah mengakuisisi `file` foto berbagai kegiatan pemerintahan dari Bagian Humas Pemerintah Kota Yogyakarta. Nantinya, `file` tersebut akan kami susun lebih rapi dalam media digital," kata Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko di Yogyakarta, Rabu.
Menurut dia, kegiatan pengalihan media penyimpanan arsip menjadi bentuk digital tersebut sudah memiliki dasar hukum berupa Peraturan Wali Kota Yogyakarta Nomor 34 Tahun 2017 yang baru saja ditetapkan.
Pengalihan media penyimpanan arsip tersebut, lanjut Wahyu dilatarbelakangi oleh semakin sempitnya ruang penyimpanan arsip yang ada di tiap organisasi perangkat daerah (OPD).
Ia menyebut, sebagian besar OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta masih memanfaatkan kertas sebagai media penyimpanan arsip. "Jumlah arsip yang disimpan bertambah dari waktu ke waktu sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang semakin banyak. Bisa jadi, nanti setiap kantor hanya dipenuhi oleh arsip," katanya.
Jika seluruh arsip tersebut disimpan dalam bentuk digital, lanjut Wahyu, maka tidak akan membutuhkan media penyimpanan yang besar dan arsip bisa diperoleh dengan lebih mudah.
"Perawatan saat penyimpanan pun menjadi lebih mudah meskipun kami tetap harus berhati-hati terhadap serangan virus komputer atau berbagai faktor lain yang bisa merusak arsip digital," katanya.
Ia menyebut, pengalihan media penyimpanan arsip menjadi bentuk digital tersebut merupakan sebuah kewajiban yang harus dijalankan oleh seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
"Pengalihan media penyimpanan arsip menjadi digital adalah sebuah kebutuhan pada saat ini apalagi Yogyakarta ingin menjadi `smart city`," katanya.
Ia pun mendorong pemanfaatkan surat elektronik oleh instansi pemerintah, atau melalui "e-gov" sehingga penggunaan kertas bisa ditekan karena surat juga masuk dalam kategori arsip.
(E013)
"Kami akan mulai dari kantor arsip terlebih dulu. Kami sudah mengakuisisi `file` foto berbagai kegiatan pemerintahan dari Bagian Humas Pemerintah Kota Yogyakarta. Nantinya, `file` tersebut akan kami susun lebih rapi dalam media digital," kata Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko di Yogyakarta, Rabu.
Menurut dia, kegiatan pengalihan media penyimpanan arsip menjadi bentuk digital tersebut sudah memiliki dasar hukum berupa Peraturan Wali Kota Yogyakarta Nomor 34 Tahun 2017 yang baru saja ditetapkan.
Pengalihan media penyimpanan arsip tersebut, lanjut Wahyu dilatarbelakangi oleh semakin sempitnya ruang penyimpanan arsip yang ada di tiap organisasi perangkat daerah (OPD).
Ia menyebut, sebagian besar OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta masih memanfaatkan kertas sebagai media penyimpanan arsip. "Jumlah arsip yang disimpan bertambah dari waktu ke waktu sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang semakin banyak. Bisa jadi, nanti setiap kantor hanya dipenuhi oleh arsip," katanya.
Jika seluruh arsip tersebut disimpan dalam bentuk digital, lanjut Wahyu, maka tidak akan membutuhkan media penyimpanan yang besar dan arsip bisa diperoleh dengan lebih mudah.
"Perawatan saat penyimpanan pun menjadi lebih mudah meskipun kami tetap harus berhati-hati terhadap serangan virus komputer atau berbagai faktor lain yang bisa merusak arsip digital," katanya.
Ia menyebut, pengalihan media penyimpanan arsip menjadi bentuk digital tersebut merupakan sebuah kewajiban yang harus dijalankan oleh seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
"Pengalihan media penyimpanan arsip menjadi digital adalah sebuah kebutuhan pada saat ini apalagi Yogyakarta ingin menjadi `smart city`," katanya.
Ia pun mendorong pemanfaatkan surat elektronik oleh instansi pemerintah, atau melalui "e-gov" sehingga penggunaan kertas bisa ditekan karena surat juga masuk dalam kategori arsip.
(E013)