Yogyakarta (ANTARA) - Selama bertahun-tahun berkecimpung di bidang properti, Irene (56), warga Ngemplak, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta, tidak pernah benar-benar mencari notaris sendiri. Ia lebih sering mengikuti rekomendasi broker atau rekan yang sudah ia percaya.
Dalam setiap transaksi, peran notaris menjadi bagian penting, mulai dari pembuatan akta jual beli, pengikatan perjanjian, hingga pengesahan dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan aset.
Bagi pengembang macam Irene, memilih notaris bukan sekadar soal biaya, tetapi menyangkut kepercayaan dan kepastian hukum dari setiap proses yang dijalani.
"Kalau saya biasanya tanya-tanya teman atau broker. Yang penting notarisnya komunikatif, cepat, dan aman," ucap lrene.
Ia juga mengaku cenderung menghindari notaris yang belum jelas rekam jejaknya. Baginya, kredibilitas menjadi pertimbangan utama dibandingkan faktor lain.
"Kalau masih samar-samar, saya tidak berani," katanya.
Pengalaman tersebut telah ia jalani sejak awal terjun di bidang properti sekitar 15 tahun silam. Seiring waktu, ia memiliki sejumlah notaris langganan yang dinilai terpercaya dan memahami kebutuhannya.
Namun, tidak semua masyarakat memiliki pengalaman maupun jaringan yang sama. Bagi sebagian orang, terutama yang baru pertama kali berurusan dengan akta, mencari notaris kerap menjadi proses yang membingungkan.
Padahal, setiap akta yang disusun notaris memiliki konsekuensi hukum bagi para pihak. Kesalahan, seperti data yang tidak sesuai atau informasi yang tidak dicantumkan secara jujur, dapat menimbulkan persoalan di kemudian hari, termasuk dalam transaksi pertanahan.
Dalam praktiknya, persoalan kenotariatan masih kerap terjadi.
Data Kantor Wilayah Kementerian Hukum (Kemenkum) DIY mencatat pengaduan terhadap notaris mencapai 50 kasus pada 2023, meningkat menjadi 58 kasus pada 2024, dan masih berada pada angka 53 kasus pada 2025.
Kendati sebagian besar aduan dapat diselesaikan, angka tersebut menunjukkan bahwa persoalan kenotariatan tetap muncul dari waktu ke waktu.
Kondisi itu mendorong perlunya pendekatan baru dalam pengawasan kenotariatan yang tidak lagi bergantung pada metode konvensional.
Baca juga: Mensos: Digitalisasi bansos tingkatkan keakuratan penyaluran bantuan
Baca juga: Dishub Bantul siap menerapkan digitalisasi parkir di 27 tempat parkir
Digitalisasi pengawasan notaris
Kantor Wilayah Kemenkum DIY kemudian merintis inovasi pengawasan berbasis digital melalui pengembangan Sistem Informasi Elektronik Monitoring Notaris (SIEMON).
Aplikasi berbasis web yang digagas sejak 2018 itu pada awalnya dikembangkan untuk menata pelaporan notaris yang sebelumnya melalui surat elektronik dan kerap menumpuk, sehingga menyulitkan proses pemantauan.
Kepala Divisi Pelayanan Hukum Kanwil Kemenkum DIY, Evy Setyowati Handayani, menjelaskan digitalisasi diperlukan guna menjawab keterbatasan pengawasan konvensional di tengah jumlah notaris yang terus bertambah.
Dengan jumlah notaris yang mencapai sekitar 539 orang di wilayah DIY, pengawasan secara langsung ke masing-masing kantor dinilai tidak lagi efektif.
Melalui SIEMON, notaris diwajibkan melaporkan kinerja secara berkala, termasuk jumlah akta yang dibuat setiap bulan. Data tersebut kemudian menjadi dasar pemantauan dan evaluasi.
Dalam pengembangannya, sistem itu tidak hanya digunakan untuk pemantauan internal, tetapi juga dilengkapi fitur yang dapat diakses masyarakat. Tanpa perlu login, pengguna dapat melihat profil notaris hingga lokasi terdekat melalui peta digital.
Dalam tampilan tersebut, kinerja notaris juga ditandai dengan kode warna, yakni biru, kuning, dan merah, yang menunjukkan tingkat kepatuhan dalam pelaporan dan pelaksanaan tugas.
Fitur itu memberi gambaran awal bagi masyarakat sebelum memilih notaris, terutama bagi pengguna yang sama sekali belum memiliki referensi.
"Saya pikir ini akan mempermudah, apalagi kalau untuk yang baru (menggunakan jasa notaris). Bisa lihat dulu, membandingkan," tutur Irene.
Selain itu, SIEMON juga dikembangkan untuk mendukung pemeriksaan protokol notaris secara daring. Inovasi itu menjadi penting terutama pada masa pandemi COVID-19 ketika mobilitas terbatas.
Melalui sistem tersebut, notaris dapat mengunggah dokumen dan data pendukung sebagai bagian dari proses verifikasi awal sebelum pengecekan lanjutan.
Evy menyebutkan hingga 2025 sekitar 97,7 persen notaris di DIY telah diperiksa oleh Majelis Pengawas Daerah melalui mekanisme tersebut.
Tampilan aplikasi Sistem Informasi Elektronik Monitoring Notaris (SIEMON) yang menyediakan fitur pencarian notaris dan pemantauan kinerja notaris. (ANTARA/Luqman Hakim)
Baca juga: Prabowo target renovasi 300 ribu sekolah
Efisiensi dan transparansi pengawasan
Digitalisasi pengawasan tidak sekadar berdampak pada internal lembaga, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi.
Pelaporan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini beralih ke sistem elektronik, sehingga memudahkan penelusuran data sekaligus menghemat biaya.
Sebelum digitalisasi, pengawasan harus dilakukan dengan mendatangi kantor notaris satu per satu, yang memerlukan waktu dan biaya perjalanan dinas.
"Pemeriksaan tidak lagi harus melalui perjalanan dinas, sehingga lebih efisien dari sisi waktu dan biaya," ucap Evy.
Ketua Pengurus Wilayah Ikatan Notaris Indonesia (INI) DIY, Agung Herning, mengakui sistem digital dapat membantu meningkatkan transparansi sekaligus mendukung profesionalitas notaris dalam menjalankan tugasnya.
Menurut dia, data yang tersaji dalam sistem juga dapat menjadi bahan evaluasi bagi lembaga pengawas, sekaligus mendorong notaris untuk lebih tertib dalam pelaporan.
Pengembangan SIEMON juga mendapat pengakuan di tingkat nasional. Inovasi tersebut masuk sebagai finalis Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik (KIPP) 2025 yang diselenggarakan Kementerian PANRB dalam kategori transformasi digital.
Capaian tersebut menunjukkan upaya digitalisasi pengawasan notaris di DIY mulai dilirik sebagai praktik baik dalam pelayanan publik.
Sementara itu, Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum DIY Agung Rektono Seto menyebut pengembangan sistem digital menjadi bagian dari arah transformasi layanan hukum yang lebih terintegrasi.
Ke depan, SIEMON diarahkan terintegrasi dalam sistem layanan digital yang lebih luas melalui konsep superapps yang menggabungkan berbagai layanan dalam satu platform.
Menurut dia, digitalisasi tidak hanya menjadi alat pengawasan, tetapi juga membuka akses informasi yang lebih luas bagi masyarakat.
"Ke depan, layanan hukum akan terus diarahkan berbasis digital agar lebih transparan, akuntabel, dan mudah diakses masyarakat," ujar Agung Rektono Seto.
SIEMON juga menyediakan format pelaporan yang seragam bagi seluruh wilayah di DIY. Standarisasi ini memudahkan MPD dalam melakukan kompilasi data dan menyusun laporan hasil pemeriksaan protokol secara lebih akurat dan objektif.
Baca juga: Mendikdasmen menyiapkan langkah pastikan KA tidak buat murid jadi malas
Berita ini telah tayang di Antaranews.com dengan judul: Saat pengawasan notaris di DIY beralih ke sistem digital