Pemkab Sleman memusnahkan ratusan ribu arsip tidak bernilai guna

Sleman (ANTARA) - Pemerintah Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta, melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan penandatanganan berita acara pemusnahan 140.959 berkas arsip tahun 2019 di Pendopo Rumah Dinas Bupati Sleman, Senin.

"Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan," kata Wakil Bupati Sleman Sri Muslimatun.

Arsip yang akan dimusnahkan sebanyak 140.959 berkas yang terdiri dari 55.601 berkas dari RSUD Sleman, 6.025 berkas dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu, 8.912 berkas dari Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan, 115 berkas dari Badan Keuangan dan Aset Daerah, 29.196 berkas dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Kemudian sebanyak 16.376 berkas dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, 140 berkas dari Inspektorat, 23.585 berkas dari PD BPR Bank Sleman, dan 1.009 berkas dari Dinas Pendidikan.

Pemusnahan arsip ini akan dilakukan di UD Samak Jaya Karton Mungkid, Magelang, Jawa Tengah.

Menurut dia, dalam memusnahkan dokumen dan barang bukti harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.

"Ini untuk menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai guna atau pun yang mengandung informasi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional," katanya.

Ia berharap ke depan pengelolaan kearsipan dapat bertransformasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Hal tersebut merupakan keniscayaan bagi setiap instansi pemerintah di era digital.

"Meskipun demikian, pengelolaan arsip elektronik memiliki tantangan sehingga penerapannya perlu ketelitian dan kehati-hatian. Selain itu, secara internal perlu ditunjang dengan melakukan transformasi peningkatan kapasitas SDM yang memadai, misal, melalui diklat," tuturnya.

Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman Arif Haryono mengatakan bahwa tujuan dari pemusnahan arsip ini adalah untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan menyelamatkan bukti-bukti kegiatan instansi.

"Dengan menumpuknya arsip yang banyak di satu OPD, terutama adalah arsip arsip yang sudah tidak bernilai guna membuat penuh kantor-kantor OPD ataupun gudang-gudang arsip. Oleh karena itu, perlu dilakukan pemusnahan," ucapnya menegaskan.

Ia berharap kepada seluruh OPD untuk bisa memulai rutin setiap tahunnya untuk program pemusnahan arsip.

"Harapannya empat hal dapat dilakukan secara maksimal dengan baik oleh seluruh OPD Kabupaten Sleman yakni, menciptakan arsip, memanfaatkan arsip, memelihara arsip, dan memusnahkan arsip," ujarnya.