Habis masa berlaku, 884 arsip milik Polbangtan Yoma dimusnahkan

Yogyakarta (ANTARA) - Politeknik Pembangunan Pertanian Yogyakarta Magelang (Polbangtan Yoma) pada Kamis (10/6) melakukan pemusnahan arsip yang sudah habis jangka waktu penyimpanan atau retensi arsipnya.

Kegiatan ini merupakan salah satu dari empat pilar yang menunjang pembinaan arsip yang terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip hingga sistem klasifikasi keamanan akses arsip.

Dalam rangka Hari Kearsipan ke-50, Menteri Pertanian Syahrul Yasin Limpo mengungkapkan satu langkah terobosan dalam sistem kearsipan adalah mewujudkan arsip digital menjadi arsip yang makin maju, nasionalis dan makin mandiri dari kepentingan-kepentingan negara bangsa dan masyarakat.

"Ke depan, kearsipan lebih menunjukkan energi positif dan semangat yang baru demi peningkatan peran dalam memberikan manfaat secara nyata bagi pemerintahan dan kehidupan kemasyarakatan," katanya.

Kepala Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pertanian (BPPSDMP) Dedi Nursyamsi mengingatkan betapa pentingnya arsip bagi lembaga negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.

"Khususnya, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara maka perlu dilakukan pengarsipan yang baik. Dengan penataan arsip yang baik dan benar tentunya akan mempermudah dalam menemukan arsip yang penting dalam pengambilan keputusan," kata Dedi.

Direktur Polbangtan Yoma Bambang Sudharmanto dalam sambutannya mengatakan bahwa kegiatan pemusnahan arsip tersebut dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi dari Kementan dalam pengelolaan arsip.

"Momen ini hal yang kita tunggu-tungu terkait dengan penghapusan arsip. Sudah terlalu banyak arsip yang habis masa retensinya. Untuk memusnahkan arsip, kita menggunakan kaidah-kaidah dan peraturan yang berlaku, tertib administrasi, dan tentunya sudah diidentifikasi dengan baik oleh arsiparis," katanya.

Bambang menjelaskan bahwa Polbangtan Yoma sebelumnya telah mengusulkan pemusnahan arsip sebanyak 886 berkas, namun yang disetujui oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebanyak 884 berkas dengan 2 berkas arsip milik bagian keuangan ditetapkan sebagai arsip statis.

"Arsip yang dimusnahkan sebanyak 888 berkas dengan rincian 420 arsip milik Bagian Keuangan, 171 arsip milik Bagian Perlengkapan, 76 arsip BAAK, 59 berkas arsip Kepegawaian, dan 158 arsip panitera," kata Bambang.

Kegiatan pemusnahan arsip ini juga turut disaksikan oleh Perwakilan dari Biro Umum dan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian selaku Unit Kearsipan Tingkat I dan Perwakilan Sekretarian Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian selaku Unit Kearsipan Tingkat II lingkup kementerian Pertanian.

Bagus Pancaputera selaku Arsiparis Sekretariat Jenderal yang bertindak sebagai Unit Kearsipan Tingkat I Lingkup Kementerian Pertanian turut memberikan sambutan dan arahan mengenai pengelolaan arsip.

Panca mengatakan bahwa Kementerian Pertanian terus mengupayakan intensitas dan kuantitas jumlah arsip yang sudah semestinya dimusnahkan. Ia mengimbau agar proses pemusnahan arsip yang dilakukan dengan cara dicacah dikawal oleh tim Unit Kearsipan Tingkat 3 Polbangtan Yoma untuk memastikan fisik dan informasi arsip musnah.

"Arsip tidak selamanya dijaga dan disimpan, arsip yg sudah tidak bernilai guna lagi baik primer maupun sekunder dan tidak memiliki nilai guna kebuktian, nilai guna informasi dan nilai guna kesejarahan maka harus dimusnahkan," ucapnya.

Ketua Tim Pemusnahan Arsip sekaligus Kepala Bagian Umum Polbangtan Yoma melaporkan bahwa unit kearsipan Polbangtan Yoma Kampus Yogyakarta telah melaksanakan pemusanahan arsip untuk kedua kalinya setelah pada Tahun 2018 lalu juga dilaksnakan kegiatan pemusnahan arsip.

Ke depan, Hari menyatakan akan mengembangkan arsip digital. Hal ini akan lebih efisien karena tidak memakan waktu dan ruangan dan memudahkan proses pencarian dokumen.

"Perkembangan teknologi juga harus dilakukan pada aspek kearsipan. Tantangan ke depan, kita harus sudah mulai mendigitalisasi arsip, menjadikannya sebagai arsip elektronik yang mudah disimpan dan mudah diakses," kata Hari.